Damit übernehmen die AiF-Forschungsvereinigungen, in deren Beratungsgremien die Prüfung und Auswahl der Forschungsvorschläge aus den Unternehmen und Forschungsstellen erfolgt, ebenso wie die endgültige Themenfindung und die Ausarbeitung der Vorschläge zu konkreten Forschungsvorhaben, eine Schlüsselfunktion. Sie haben zu entscheiden, ob sie ein Vorhaben aus eigenen Mitteln finanzieren oder ob sie eine öffentliche Förderung beantragen. Soll das Vorhaben aus Mitteln des BMWi gefördert werden, richtet die jeweilige AiF-Forschungsvereinigung einen ausführlichen Antrag an die AiF nach einem Verfahren, das in den folgenden Abschnitten näher beschrieben wird.

Diese Forschungsstellen müssen über die zur Bearbeitung des jeweiligen Vorhabens erforderliche wissenschaftliche Qualifikation und eine für die bestimmungsgemäße Mittelverwendung notwendige Administration verfügen.

Für die Bearbeitung eines Forschungsvorhabens können auch nicht gemeinnützige Forschungsstellen in der Bundesrepublik Deutschland oder Forschungsstellen im Gebiet des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) vorgesehen werden, wenn diese bestmögliche Forschungsergebnisse erwarten lassen. Für nicht gemeinnützige und für ausländische Forschungsstellen sind besondere Regeln zu beachten, auf deren Grundlage im konkreten Einzelfall entschieden werden muss.