IGF-Leitfaden (Stand: Oktober 2011)
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8. Abweichungen vom Zuwendungsbescheid
8. Abweichungen vom Zuwendungsbescheid
Ein bewilligtes Forschungsvorhaben ist in Übereinstimmung mit der Beschreibung im Antrag auf Bewilligung (Phase 2) durchzuführen, der dem Zuwendungsbescheid und dem verbindlichen Einzelfinanzierungsplan zugrunde liegt.
Abweichungen vom Zuwendungsbescheid und von den für die Bewilligung maßgebenden Umständen bedürfen grundsätzlich der vorherigen Zustimmung des BMWi
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Beispiele:
- Abweichungen von dem in der Kurzbeschreibung des Antrags formulierten Forschungsziel
- Änderungen der Einzelansätze der Personalausgaben, der Gerätebeschaffung oder der Leistungen Dritter
Um bestmögliche Ergebnisse bei der Durchführung eines bewilligten Forschungsvorhabens zu erzielen, können fachlich begründete Abweichungen von der ursprünglichen Planung notwendig werden. Der Zuwendungsbescheid und die Bestimmungen der
ANBest-P enthalten deshalb Regelungen, wonach bestimmte Abweichungen vom verbindlichen Einzelfinanzierungsplan zulässig sind, ohne dass es hierzu eines Antrags auf Änderung des Zuwendungsbescheides bedarf. Darüber hinausgehende Abweichungen erfordern einen Antrag auf Änderung des Zuwendungsbescheides.
Ein Änderungsantrag muss rechtzeitig vor Durchführung der beabsichtigten Maßnahme von der AiF-Forschungsvereinigung als Erstzuwendungsempfänger und Adressat des Zuwendungsbescheides bei der AiF gestellt werden. Die Entscheidung über einen Änderungsantrag obliegt grundsätzlich dem BMWi als Bewilligungsbehörde. Die AiF kann über Änderungsanträge entscheiden, soweit sie vom BMWi dazu ermächtigt ist.
Ob ein Änderungsantrag erforderlich ist, welche Stelle über den Antrag entscheidet und ob diese Entscheidung zu einem Änderungsbescheid führt, hängt von folgenden Faktoren ab:
- Um welche Änderungsinhalte geht es?
- Wann wurde der Änderungsantrag gestellt?
- Ist die Entscheidung ohne oder mit Einschaltung Dritter möglich?
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Übersicht zur Behandlung von notwendigen Änderungsmaßnahmen aufrufen]
8.1 Ein Änderungsantrag ist nicht erforderlich
8.1 Ein Änderungsantrag ist nicht erforderlich
Für die im Folgenden aufgelisteten Maßnahmen ist kein Änderungsantrag erforderlich.
- Die Forschungsstellen können den Personaleinsatz innerhalb des jeweils bewilligten Einzelansatzes entsprechend den fachlichen Erfordernissen zur erfolgreichen Bearbeitung des Vorhabens
unter den nachfolgenden Bedingungen eigenständig vornehmen.
- Die Summe der insgesamt im Einzelansatz A.1 (HPA A und HPA B) beantragten und bewilligten Personenmonate darf nicht überschritten werden.
Hinweis: Diese Bedingung gilt nur für IGF-Vorhaben mit
Zuwendungsbescheid ab 01.01.2011.
- Die wissenschaftliche Bearbeitung des Vorhabens muss sichergestellt sein; daher müssen wissenschaftliche Mitarbeiter (HPA A) im Umfang von mindestens 50 % der für sie beantragten Einsatzzeit tatsächlich für die Bearbeitung des IGF-Vorhabens eingesetzt werden.
- Sofern sich hierdurch die bewilligte Zuwendung ermäßigt, ist dies unverzüglich nach Nr. 5.2 ANBest-P über die AiF dem BMWi anzuzeigen.
Die Einzelansätze im bewilligten Einzelfinanzierungsplan dürfen um bis zu 20% überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann
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Mögliche Gründe sind:
- Bewilligtes Personal in einem Einzelansatz wird teurer
- Bewilligtes Gerät wird teurer
- Bewilligte Leistungen Dritter werden teurer
Die zugelassene Überschreitung der Einzelansätze gilt nicht für die
Einzelansätze A.4 (Pauschale für Personalausgaben) und D (Pauschale
für Sonstige Ausgaben).
Ein Änderungsbescheid wird nicht erstellt.
8.2 Antrag auf Änderung der kassenmäßigen Inanspruchnahme der Zuwendung
8.2 Antrag auf Änderung der kassenmäßigen Inanspruchnahme der Zuwendung
Eine Änderung der kassenmäßigen Inanspruchnahme der Zuwendung (Jahresbeträge) ist bei der AiF zu beantragen
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Im Antrag ist anzugeben, für welche Forschungsstelle diese Änderung erfolgen soll und aus welchen fachlichen Gründen diese Änderung notwendig ist. Die übrigen Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers nach Nr. 5 ANBest-P bzw. Nr. 7 Weiterleitungsvertrag bleiben hiervon unberührt. Schließlich müssen die alten und die neuen Jahresbeträge einander gegenübergestellt werden.
Aus der mit o.g. Antrag mitgeteilten zeitlichen Verschiebung des Mittelbedarfs kann kein Rechtsanspruch abgeleitet werden. Veränderungen beim kassenmäßigen Bedarf dürfen von der AiF nur im Rahmen der im laufenden Haushaltsjahr verfügbaren Fördermittel sowie unter Beachtung der Verpflichtungsermächtigungen für die Folgejahre vorgenommen werden. Die Verlagerung eines ursprünglich im laufenden Haushaltsjahr eingeplanten Teilbetrages in das Folgejahr ist zudem nur bei ausreichendem Bewilligungszeitraum (Laufzeit) des Forschungsvorhabens im Folgejahr möglich.
Aus haushaltstechnischen Gründen soll der Antrag spätestens bis zum 30. September des laufenden Haushaltsjahres vorliegen.
Die von der AiF vorgenommenen Änderungen werden nicht durch einen Änderungsbescheid, sondern
mit einem AiF-Schreiben an die antragstellende AiF-Forschungsvereinigung als Erstzuwendungsempfänger bestätigt. Es obliegt der AiF-Forschungsvereinigung, die Forschungsstelle (Letztzuwendungsempfänger) entsprechend zu benachrichtigen.
Sofern ein Weiterleitungsvertrag abgeschlossen wurde, ist dieser entsprechend zu ändern. Eine Kopie des insoweit geänderten Weiterleitungsvertrages ist der AiF vorzulegen, z.B. durch Rücksendung des entsprechenden AiF-Schreibens mit Stempelabdruck und rechtsverbindlicher Unterschrift der Forschungsvereinigung und Forschungsstelle.
8.3 Antrag auf Änderung des Zuwendungsbescheides
8.3 Antrag auf Änderung des Zuwendungsbescheides
Ein Antrag muss vom Erstzuwendungsempfänger gestellt werden. Im Antrag muss die fachliche Notwendigkeit der beabsichtigten Änderung durch den Letztzuwendungsempfänger nachvollziehbar und schlüssig begründet werden. Außerdem müssen alle für eine sachgerechte Beurteilung erforderlichen Unterlagen beigefügt sein. Fehlende – von der AiF nachgeforderte – Unterlagen sind umgehend nachzureichen, da ein unvollständiger Antrag nicht weiterbearbeitet wird.
Insgesamt werden die im Folgenden genannten Änderungsanträge unterschieden. Die Besonderheiten der genannten Änderungsmaßnahmen und die für einen vollständigen Antrag erforderlichen Angaben und Unterlagen sind jeweils unter Details dargestellt.
- Verlängerung des Bewilligungszeitraums
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Die AiF-Forschungsvereinigung muss vor Antragstellung prüfen, ob diesbezüglich eine Auflage der Gutachtergruppe oder im Zuwendungsbescheid zu beachten ist. Hierauf muss ggf. in der fachlichen Begründung des Änderungsantrages eingegangen werden.
In dem Antrag ist auch deutlich zu machen, ob zuvor bereits einem Antrag auf Laufzeitverlängerung – und wenn ja, um wie viel Monate – stattgegeben wurde. Die AiF darf über diesen Antrag nur entscheiden, wenn die Laufzeitverlängerung insgesamt nicht mehr als 12 Monate gegenüber dem ursprünglich im Zuwendungsbescheid genannten Bewilligungszeitraum beträgt. Die Entscheidung über eine Verlängerung von insgesamt mehr als 12 Monaten erfolgt durch das BMWi.
Zu einem vollständigen Antrag gehören:
- Antrag des Erstzuwendungsempfängers
- Fachliche Begründung durch den Letztzuwendungsempfänger
- Angabe der erforderlichen Verlängerung, ggf. zu bereits erfolgten Verlängerungen
- Angaben zur Ausgabenneutralität
- Verzicht auf bewilligte Fördermittel
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Im Antrag muss aus der Gegenüberstellung der Einzelfinanzierungspläne alt/neu und der Darstellung der Differenzen eindeutig erkennbar sein, in welchem Einzelansatz auf bewilligte Fördermittel verzichtet wird. Diese Angabe ist erforderlich, weil z.B. ein Verzicht auf Bruttogehälter auch eine Reduzierung der Pauschale für Personalausgaben und der Pauschale für Sonstige Ausgaben nach Maßgabe der Festlegungen im BMWi-Merkblatt zu den Finanzierungsplänen zur Folge hat.
Aus der Begründung muss auch deutlich werden, ob und inwieweit sich der Verzicht auf das angestrebte Forschungsziel auswirkt.
Zu einem vollständigen Antrag gehören:
- Antrag des Erstzuwendungsempfängers
- Fachliche Begründung durch den Letztzuwendungsempfänger
- Angabe zu den Auswirkungen auf das Forschungsziel
- Gegenüberstellung der Einzelfinanzierungspläne alt/neu
- Formale Änderung
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Hierzu gehören z.B. Änderungen des Namens bzw. der Anschrift der AiF-Forschungsvereinigung oder der Forschungsstelle. Aus dem Antrag muss die beantragte Änderung eindeutig erkennbar sein. Der Antrag ist durch den Erstzuwendungsempfänger zu stellen.
- Änderung des Zuwendungszwecks
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Eine Änderung des Zuwendungszwecks (z.B. eine inhaltliche Änderung des Forschungsziels) liegt vor, wenn sich die mit dem Forschungsvorhaben angestrebten Ergebnisse in wesentlicher Hinsicht ändern und nicht mehr mit dem im ursprünglichen Antrag auf Bewilligung beschriebenen Forschungsziel übereinstimmen.
Zu einem vollständigen Antrag gehören:
- Antrag des Erstzuwendungsempfängers
- Fachliche Begründung durch den Letztzuwendungsempfänger für die
Notwendigkeit der Änderung des Zuwendungszwecks
- Erläuterung der Ursachen
- Folgerungen einschließlich der finanziellen Auswirkungen der beabsichtigten Änderung
- Wechsel der Forschungsstelle
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Zum Änderungsantrag des Erstzuwendungsempfängers und der fachlichen Begründung des Letztzuwendungssempfängers müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:
- Einverständniserklärung der alten und der neuen Forschungsstelle, dass das Vorhaben an der neuen Forschungsstelle weitergeführt werden soll,
- Angaben zur neuen Forschungsstelle auf dem dafür vorgesehenen
IGF-Vordruck,
- Fachliche Abgrenzung der durchgeführten und noch durchzuführenden Forschungsarbeiten zwischen alter/neuer Forschungsstelle,
- Finanzielle Abgrenzung in der Struktur der Einzelfinanzierungspläne, aus der die Aufteilung der Gesamtzuwendung auf die beteiligten Forschungsstellen ersichtlich ist,
- Erklärung, dass alle aus der Zuwendung ggf. beschafften Gegenstände und die bis zum Wechsel erzielten Forschungsergebnisse an die neue Forschungsstelle übergeben werden.
Die AiF wird von einem AiF-Gutachter eine Stellungnahme zur fachlichen Eignung der neuen Forschungsstelle für die Weiterführung des Vorhabens und die Abgrenzung der Forschungsarbeiten einholen.
Nach erfolgter Zustimmung müssen unverzüglich folgende Unterlagen vorgelegt werden:
- Nachweis der Verwendung der Zuwendung (zahlenmäßiger Nachweis (bZ) und Sachbericht) für die alte Forschungsstelle bis zum Zeitpunkt des Wechsels,
- Rücküberweisung ausgezahlter und bis zum Zeitpunkt des Wechsels nicht verausgabter Fördermittel an die AiF,
- Aufhebungsvertrag mit der alten Forschungsstelle.
- Hinzunahme einer weiteren Forschungsstelle
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Zum Änderungsantrag des Erstzuwendungsempfängers und der fachlichen Begründung des Letztzuwendungssempfängers müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:
- Angaben zur weiteren Forschungsstelle auf dem dafür vorgesehenen
IGF-Vordruck,
- Erläuterung, warum die Hinzunahme einer Forschungsstelle zur Erreichung des angestrebten Forschungsziels notwendig ist,
- Einzelfinanzierungspläne, aus denen die Aufteilung der Gesamtzuwendung auf die beteiligten Forschungsstellen ersichtlich ist.
Die AiF wird von einem AiF-Gutachter eine Stellungnahme zur fachlichen Eignung der für die Durchführung des Vorhabens hinzuzunehmenden Forschungsstelle einholen.
- Überschreitung eines Einzelansatzes um mehr als 20 %
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Zu einem vollständigen Antrag gehören:
- Antrag des Erstzuwendungsempfängers
- Fachliche Begründung durch den Letztzuwendungsempfänger für die
Notwendigkeit der Überschreitung eines Einzelansatzes um mehr als 20 % –
ggf. unter Berücksichtigung der Auflagen
- Gegenüberstellung der Finanzierungspläne alt/neu
- aus der Gegenüberstellung der Einzelfinanzierungspläne alt/neu für die betroffene Forschungsstelle muss erkennbar sein, bei welchem anderen Einzelansatz die Überschreitung ausgeglichen werden soll
- Änderung der bewilligten Einzelansätze für Personalausgaben
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Die Einzelansätze A.1 bis A.3 sind Einzelansätze im Sinne der Nr. 1.2 Satz 3 der ANBest-P. Das bedeutet, dass jeder dieser Einzelansätze um bis zu 20 v. H. überschritten werden darf, soweit diese Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei einem oder mehreren anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann. Für den Einzelansatz A.4 (Pauschale für Personalausgaben) ist allerdings eine solche Überschreitung nicht zulässig!
Innerhalb der bewilligten Einzelansätze A.1 bis A.3 können die Forschungsstellen den Personaleinsatz entsprechend den fachlichen Erfordernissen zur erfolgreichen Bearbeitung des Vorhabens
unter den nachfolgenden Bedingungen eigenständig vornehmen, ohne dass es dazu eines Änderungsantrages bedarf.
- Die Summe der insgesamt im Einzelansatz A.1 (HPA A und HPA B) beantragten und bewilligten Personenmonate darf nicht überschritten werden.
Hinweis: Diese Bedingung gilt nur für IGF-Vorhaben mit
Zuwendungsbescheid ab 01.01.2011.
- Die wissenschaftliche Bearbeitung des Vorhabens muss dabei sichergestellt sein; daher müssen wissenschaftliche Mitarbeiter (HPA A) im Umfang von mindestens 50 % der für sie beantragten Einsatzzeit tatsächlich für die Bearbeitung des IGF-Vorhabens eingesetzt werden.
- Sofern sich hierdurch die bewilligte Zuwendung ermäßigt, ist dies unverzüglich nach Nr. 5.2 ANBest-P über die AiF dem BMWi anzuzeigen.
Eine Änderung der bewilligten Einzelansätze für Personalausgaben liegt vor, wenn künftig z.B. ein aufgrund seiner beruflichen Qualifikation in HPA-Gruppe C eingestufter Mitarbeiter im Vorhaben eingesetzt werden soll, obwohl kein Einzelansatz A.2 für übriges Fachpersonal bewilligt worden ist. Der Einsatz dieses Mitarbeiters setzt einen Änderungsantrag des Erstzuwendungsempfängers voraus, der rechtzeitig vor Durchführung der Maßnahme zu stellen ist.
Die AiF-Forschungsvereinigung als Erstzuwendungsempfänger muss vor Antragstellung prüfen, ob diesbezüglich eine Auflage der Gutachtergruppe oder des Zuwendungsbescheids zu beachten ist. Gegebenenfalls ist zu einer Auflage der Gutachtergruppe oder im Zuwendungsbescheid Stellung zu nehmen.
Zu einem vollständigen Antrag gehören:
- Antrag des Erstzuwendungsempfängers
- Fachliche Begründung durch den Letztzuwendungsempfänger für die
Notwendigkeit der Änderung – ggf. unter Berücksichtigung der Auflagen
- Gegenüberstellung der Finanzierungspläne alt/neu
- aus der Gegenüberstellung der Einzelfinanzierungspläne alt/neu für die betroffene Forschungsstelle muss erkennbar sein, bei welchem anderen Einzelansatz die Überschreitung ausgeglichen werden soll
- Zusätzliches oder anderes Gerät über 2.500 € Beschaffungswert (einschließlich Umsatzsteuer)
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Zu einem vollständigen Antrag gehören:
- Antrag des Erstzuwendungsempfängers
- Eine schlüssige Begründung durch den Letztzuwendungsempfänger, aus
der hervorgeht, warum es für die Erreichung des angestrebten Forschungsziels
notwendig ist, dieses zusätzliche oder andere Gerät zu beschaffen – ggf.
unter Berücksichtigung der Auflagen
- Eine Erläuterung, bei welchem anderen Einzelansatz des bewilligten Einzelfinanzierungsplans durch eine entsprechende Einsparung ein Ausgleich herbeigeführt werden kann,
- Angebot(e),
- Gegenüberstellung der Einzelfinanzierungspläne alt/neu einschließlich Differenzen.
- Zusätzliche oder andere Leistungen Dritter
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Zu einem vollständigen Antrag gehören:
- Antrag des Erstzuwendungsempfängers
- Eine schlüssige Begründung durch den Letztzuwendungsempfänger, aus der hervorgeht, warum es für die Erreichung des angestrebten Forschungsziels notwendig ist, zusätzliche oder andere Leistungen Dritter in Anspruch zu nehmen
– ggf. unter Berücksichtigung der Auflagen.
- Eine Beantwortung folgender Fragen:
- Welche Leistung soll in Auftrag gegeben werden?
- Weshalb kann diese Leistung nicht mit eigenen Kräften erbracht werden?
- Wer soll mit der Erbringung der Leistung beauftragt werden?
- Wie hoch ist die Vergütung?
- Eine Erläuterung, bei welchem anderen Einzeleinsatz des bewilligten Einzelfinanzierungsplans durch eine entsprechende Einsparung ein Ausgleich herbeigeführt werden kann,
- Angebot(e),
- Gegenüberstellung der Einzelfinanzierungspläne alt/neu einschließlich Differenzen.
Ein Änderungsantrag muss innerhalb des Bewilligungszeitraums
(Laufzeit) und rechtzeitig vor Durchführung der beabsichtigten Änderung gestellt werden
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Einem Änderungsantrag, der zwar innerhalb des Bewilligungszeitraums (Laufzeit), aber erst nach Durchführung der beabsichtigten Maßnahme gestellt wird, kann ausnahmsweise nachträglich stattgegeben werden. Er birgt aber das Risiko, dass die bereits vorgenommene Änderung nicht genehmigt wird und die für diese Maßnahme aus der Zuwendung geleisteten Ausgaben bei der Prüfung des Verwendungsnachweises nicht als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt und ggf. zurückgefordert werden müssen. In dem unverzüglich nach Durchführung der Maßnahme vorzulegenden Antrag muss neben den fachlichen Gründen für die Notwendigkeit der Maßnahme auch dargelegt werden, warum die vorherige Zustimmung nicht eingeholt werden konnte.
Einem erst nach Ende des Bewilligungszeitraums gestellten Änderungsantrag wird grundsätzlich nicht entsprochen.
Die Entscheidung über einen vollständigen Änderungsantrag erfolgt in Abhängigkeit von der beantragten Änderung mit oder ohne Einschaltung Dritter (d.h. ausschließlich durch die AiF oder durch BMWi und/oder Gutachter)
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Anträge, die direkt durch die AiF, d.h. ohne Einschaltung Dritter, bearbeitet und entschieden werden können, sind z.B. Anträge auf Laufzeitverlängerung
von bis zu 12 Monaten, Verzichte, formale Änderungen. Die Entscheidung soll innerhalb von drei Wochen nach Antragseingang in der AiF durch einen Änderungsbescheid bekannt gegeben werden.
Anträge auf Änderung des Zuwendungswecks, Wechsel oder Hinzufügung einer Forschungsstelle, Änderung der Personalausgaben, Geräteänderungen,
Änderung der Leistungen Dritter und Laufzeitverlängerungen von mehr als 12 Monaten werden
mit Einschaltung Dritter (z. B. Gutachter, Gutachtergruppe, BMWi) bearbeitet. Die Entscheidung erfolgt durch das BMWi oder ggf. die AiF.
Das BMWi entscheidet über jeden vollständigen Änderungsantrag, der erst nach Durchführung der notwendigen Änderungsmaßnahme gestellt wird. Eine verspätete Antragstellung erfordert also immer die Einschaltung einer zweiten Entscheidungsebene und birgt das Risiko, dass der beantragten Änderung – je nach den Gründen für die nicht eingeholte vorherige Zustimmung – nachträglich nicht, auch nicht ausnahmsweise, zugestimmt wird.
Die Entscheidung soll innerhalb von sechs Wochen nach Antragseingang in der AiF durch einen Änderungsbescheid bekannt gegeben werden.
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Eine Auflistung der Dokumente, auf die der IGF-Leitfaden Bezug nimmt, finden Sie
unter Vordrucke bzw. Rechtsgrundlagen, Arbeitshilfen
und Muster.
26.05.2011